Ülkemizde ve dünyadaki işletmeler, gerek iş hacmi gerekse ciroları ile bir piramite yerleştirilerek sınıflandırılabilir. Yani piramitin en üstünde çok az sayıda büyük işletme, en altında ise çok fazla küçük işletme yer alır. Ancak söz konusu çeviri işletmeleri olduğunda,  piramitin şekli biraz değişir. Kenarları düz bir çizgi olmaktan çıkarak, aşağı doğru genişleyen bir eğri haline gelir. En üstte az sayıdaki olan büyük işletme, aşağı doğru inildikçe sayıları logaritmik olarak artan çok sayıda küçük işletme haline dönüşür. Nedeni ise oldukça basittir. Çeviri işletmeleri, faaliyetlerine bir veya birkaç çevirmen tarafından kurularak başlar ve genellikle profesyonel yöneticileri olmadığı için gerekli büyüme hamlelerini de gerçekleştiremezler. Bu çerçevedeki çeviri işletmelerini küçük aile şirketleri olarak da adlandırabiliriz.

Bu tür şirketler incelendiğinde karşımıza çıkan en önemli sorunun ‘kurumsallaşma’ olduğunu görürüz. Bir işletmenin kurumsallaşmasında ve güvenilirliğinde, mevzuat ve kurallara uygunluğunda, operasyonlarının etkinlik ve verimliliğinde, iç kontrol sisteminin durumu ve işlerliği önem kazanmaktadır.  Dolayısıyla, bu tür küçük şirket yapılarında; işletme sahiplerinin, yönetim kurulu üyelerininse üyelerinin yöneticilerinin,  şirketlerinde iç kontrol sisteminin durumu ve işlerliği konusunda bilgi sahibi olmaları gerekmektedir. İç kontrol; işletme organizasyonlarında yönetim kurulu, yöneticileri ve çalışanları tarafından yönlendirilen, operasyonların etkinliğini ve verimliliğini, mali raporlama sisteminin güvenirliğini, yasal düzenlemelere karşı uygunluğunu sağlamayı amaçlayan, bu konuda makul güvence oluşturmak için tasarlanmış ve iş süreçleri içinde yer almasından ötürü bir tür sistem olarak nitelendirilen bir kavramdır.

İç kontrol sisteminin üç temel amacı vardır. Birincisi, standartlaşmış süreçler yardımıyla operasyonların etkinliğini ve verimliliğini artırmak. İkincil amacı, mali raporlama güvenirliğini sağlamaktır. Üçüncü temel amacı ise, gerek işletme içi gerekse yasal düzenlemelerin getirdiği kurallara uygunluğun sağlanmasında yardımcı olur ve güvence sağlar.

İşletmelerde kurumsallaşma ve kurumsal yönetimin oluşumunda iç denetim faaliyetinden yararlanılması; işletme sahipliği ve yönetimi, yöneticiler arası dengenin sağlanması, pay sahiplerinin hak ve çıkarlarının korunması açısından güvence teşkil etmektedir.

Bu çerçevede, iç kontrol sistemini bir işletmenin vazgeçilmezi olarak kabul edersek, yukarıda sözü edilen temel amaçlara yönelik neler yapılması gerektiği de, son derece net bir biçimde ortaya çıkmış olur.

Bu amaçlar için gerekenleri sırayla inceleyecek olursak:

• Standartlaşmış süreçlerin oluşturulması, iş akışınızın belirlenmesi ile mümkündür. İşinizi nasıl yaptığınızı adım adım belirlemeli ve bunu standart hale getirmelisiniz. Zaten EN-15038 standardı da bunu gerektirir. Bunun gerçekleştirilmesi zaman ve para kaybını en aza indirir. .
• Küçük işletmelerde mali yükümlülükler genellikle dışarıdan hizmet olarak alınır. Ancak bu hizmetin son derece iyi denetlenmesi gerekir. Bir maliyeci üstadımız: “Muhasebe, muhasebecilere bırakılamayacak kadar ciddi bir iştir.” demiştir. Dolayısıyla mali raporlama güvenirliğini sağlamak için işletme yöneticilerinin işletme için gereken mali ve hukuki bilgilere tam olarak hâkim olması gerekir.
• İşletme içi ve yasal düzenlemelerin getirdiği kuralların sağlanması için; işletme yöneticilerinin, işletme için gereken her türlü yasal mevzuat hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. Örneğin iş kanunu, işçi-işveren ilişkileri hakkındaki mevzuat, fikri haklarla ilgili mevzuat, haksız rekabet ile ilgili mevzuat, sözleşmeler hukuku, mali yükümlülükler ile ilgili mevzuat, yurt dışına iş yapıldığı takdirde çifte vergilendirmeyi önleme anlaşmaları, bir işletme yöneticisinin bilmekle yükümlü olduğu yasal kurallardır. Bunların bilinmesi işletmeyi olası zaman ve para kaybından korur.

Sonuç olarak bir çeviri işletmesi de, olağan bir işletme gibi doğru yönetilmelidir. Çeviri işletmesinin doğru yönetilebilmesi için; işletme sahibinin veya yönetim kurulu üyelerinin öncelikle gerekli tüm yasal mevzuat olmak üzere, işin gerçekleşmesi için gereken iş akışının tüm adımları hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. Bunun mümkün olmadığı durumlarda ise profesyonel destek alınmalı, ancak mutlaka ilgili konu hakkında doğru raporlama sistemi oluşturulmalıdır.

Kaynaklar

• Türkiye Kurumsal Yönetim Derneği – Deloitte Kurumsal Yönetim Serisi