Ülkemizdeki çeviri bürolarının sayısı 2011 yılında yayınlanan Başbakanlık Çeviri Mesleği Raporu’na göre 6500’den fazla olmasına rağmen, işini EN 15038 Çeviri Hizmetleri-Avrupa Standartları’na veya MYK-UMS-6 Çevirmen Standartları’na uygun şekilde yapabilen, kaliteye ve hatasız çeviriye önem veren büroların sayısı tartışmaya açık bir konudur. Bir çeviri işletmesinin belli normlara uygun şekilde çalışabilmesi için kendine göre uyarlayabileceği genel bir prosedür oluşturmanın; standart bir yol haritası çıkarmanın;  kaliteyi arttıracağını ve bu alanda yapılan tüm çalışmaların Türk çeviri dünyasının tamamını, hem çevirmenleri, hem müşterileri, hem çeviri öğrencilerini olumlu yönde etkileyeceğini düşünüyor ve sektörümüz adına en iyisini umuyorum.

Çalışma Prosedürü

Bir çeviri bürosunun öncelikle olmazsa olmaz kriterlere sahip olması gerekmektedir. Bunlar sadece varlıklardan oluşamaz, etik süreç ve çalışma prosedürü/iş akış planı da büyük önem taşır.

1. VARLIKLAR:

• İş güvenliği açısından tehlike arz etmeyecek; çalışanlarına güvenli ve rahat bir ortam sağlayabilecek bir ofis;
• Çeviri süreçlerini, şirket hakkında genel bilgi ve iletişim olasılıklarını, istenirse referanslarını vb. içeren detaylı bir web sitesi;
• Telefon, faks, e-posta vb. mesai saatleri içinde açık iletişim kanalları;
• Güler yüzlü, işinde uzman, sorun çözme yetisi olan, planlı, analitik düşünebilen proje yöneticisi/yöneticileri;
• Müşterilerin çeviri ile her sıkıntılarını görüşebilecekleri disiplinli, sorumluluk sahibi, planlı bir müşteri temsilcisi;
• Ofis içinde en az bir dil (tercihen İngilizce bilen) ve çevirmenlik tecrübesi olan bir çalışan;
• Çeviri takip yazılımı;
• Uzman çevirmen kadrosu;
• Tercüme yapılan her dil için bir editör;
• İmla denetmeni;
• Tarayıcı, yazıcı, toner, kâğıt vb. ofis malzemeleri;
• Elektrik, telefon, internet kesintileri için yedek cihazlar;
• Geri dönüşüm kutusu (Çok sayıda kâğıt, toner tüketilen bir sektör olduğu için karbon ayak izini sıfırlamak adına);
• Her çalışan için standart üstü bir bilgisayar ve çeviri için gerekli tüm teknolojik yazılımlar;
• Sırt-bel-boyun desteği içeren ofis sandalyeleri ve bilek için korumalı mousepad vb. çalışanları koruma amaçlı ekipmanlar;
• Muhasebe sorumlusu

Buna ilave olarak istenirse:

• Tasarımlı işler için grafik tasarımcısı;
• Noterlik evrakların teslimi ve noterletilmesi, işlerin müşteriyle elden teslimi, tahsilat ve diğer konulardan sorumlu ofis yardımcısı;
• Temizlikten ve yemekten sorumlu görevliler;
• Sözleşmeli kargo/kurye şirketi;
• Reklam ve tanıtım için gerekli iyi bir ajans;
• Dernek ve çeviri sektörü faaliyetlerini yürüten temsilci;
• Kaliteyi arttırma sürecinden sorumlu bir danışman;
• Sosyal medyadan sorumlu yönetici bulunabilir.

2. İŞ AKIŞ PLANI:

Çeviri talebi, e-posta, kargo, elden teslim, telefon, faks veya internet üzerinden kullanılan programlar yoluyla firmaya ulaştırılır ve çalışma süreci başlar:

• Değerlendirme Ve Analiz: Sanılanın aksine çevirideki ilk süreç, metni alıp çevirmeye başlamak değildir. İlk ve asla atlanmaması gereken süreç değerlendirme ve analizdir. Bir çeviri bürosu; kendisine kargo/kurye/e-posta yolu ile ulaşan metni öncelikle çeviri koordinatörüne ulaştırır ve koordinatör metni aşağıdaki 6 noktaya göre analiz eder:
  • Çevirinin dil çifti (Kaynak dil adı-Hedef dil adı)
  • Çevirinin uzmanlık alanı (Medikal, teknik, edebi, reklam, ticari, hukuk, akademik, turizm, genel vs.)
  • Çevirinin içeriği ve formatı (Çevirinin hangi formatta olduğu ve teslim edilecek formatın ne olduğu, grafik çalışması yapılıp yapılmayacağı)
  • Çevirmen seçimi (Yine uzmanlık alanına göre medikal, teknik, edebi, reklam, ticari, hukuk, akademik, turizm, genel vb. olmak üzere kategorilendirilmiş çevirmen listesinden proje için en uygununun belirlenmesi)
  • Çeviri süresi (Çevirmen ile görüşülüp kesin süre alındıktan sonra gerekli acil durumlar da hesaba katılarak opsiyonlu olarak müşteriye bildirilmesi)
  • Metne özel durumlar ve müşterinin metinle ilgili ek istekleri var ise bunların karşılanıp/karşılanamayacağı belirlenir.

• Çevirmen ve Denetmenin Seçimi: Projeye başlandıktan sonra değil, öncesinde alınması gereken bir karardır. Böylece çevirmenin belirlediği süre ve uygunluğu tespit edilerek fiyat teklifi bu doğrultuda verildiğinden zamanında, hızlı ve sorunsuz bir proje çalışması garanti edilir.
  • Çevirmen Seçimi: Çevirmen arşivinden kaynak-hedef dil çiftindeki çevirmenleri tespit eder ve uzmanlık alanına göre proje için en uygun çevirmeni atar. Bunu yaparken çevirmen arşivinde bulunan güncel bilgilerden yararlanır. Örneğin İngilizceden Türkçeye tercüme edilecek medikal içerikli bir metin için çeviri arşivindeki İngilizce sayfasındaki medikal çevirmenler sayfası seçilir ve medikal alandaki projeye uygunluğu (çalışma deneyimi, alan deneyimi, süreyi kullanma becerisi, uzmanlığı) en fazla olan çevirmen aranarak proje kendisine gönderilir. Teslim edebileceği maksimum süre tespit edilir.
  • Denetmen Seçimi: Denetmen seçimi de çevirmen seçimi gibi bütün kriterler göz önünde tutularak dikkatlice yapılır. Yerelleştirme gereken dokümanlarda yerelleştirme geçmişi de olan denetmenler arasından seçim yapılır.

• Fiyat ve süre teklifi (Proje Planı ve Takviminin Oluşturulması): Değerlendirme ve analiz aşamasından çıkan verilere göre çeviri işletmesine ait birim fiyat üzerinden süre ve fiyat bilgisi verilir. Bu fiyat ve süre bilgisi; hedef dil ve kaynak dilin adının, müşteri ve çeviri şirketi bilgilerinin, teslim süresinin, birim fiyatın, fiyatlandırma hesabının detaylı açıklamasının, ödeme koşullarının ve diğer açıklamaların yer aldığı bir sayfalık bir fatura şeklinde sunularsa her iki tarafın da onayladığı küçük bir “sözleşme” oluşur.

• Müşteri Onayı: Müşteriden “sözleşmeye” yazılı onay gelmesinin ardından teklif, “tercüme” adını alır.

• Proje Müdürü Gözetimi ve Çeviri Yazılımına İşlenmesi: Çevirmeni, denetmeni, süresi, bütçesi ve uzmanlık alanı belirlenmiş olan çeviri; Proje Müdürünce çeviri için kullanılan yazılıma kaydeder. Her çeviri bürosu bu tarz bir yazılıma sahip olmayabilir düşüncesi ile (ki şiddetle tavsiye ediyorum) bu durumda basit bir Excel’de de bu kayıtları tutabilmesi açısından bu yazılımda bulunması gerekenleri basit şekilde şöyle sıralayabiliriz:
  • Teklif Koşulları
  • Dosya Takibi: Her dosya için bir referans numarası ve proje bilgileri (çeviri ne zaman, hangi firmadan, kimden geldi, kaç karakter/kelime, ücret teklifi, çeviri ekibinin tam listesi ve her birine ödenecek ücret)
  • Muhasebe Takibi: Fatura kaydı, fatura numarası, fatura tutarı, fatura tarihi, ödeme tarihi maddelerinden oluşur. İstediğiniz gibi genişletebilirsiniz.

Böylece tüm tercüme projeleri kayıt altında tutulur; referans numarası, tarih veya çeviri dosyası adı ile istediğiniz zaman dilimindeki çevirilerinize ve proje ile ilgili tüm bilgilere erişebilirsiniz.

• Çevirmene Yönlendirme: Proje Müdürü tarafından sisteme işlenen çeviri, çevirmene çeviri projesi ile ilgili sözlü olarak teyit edilen detaylar yazıya dökülerek ve gerekli zaman çizelgesi çıkarılarak iletilir. Buna proje atama yazısı denir. Çevirmenden yazılı onay geldiğinde çeviri süreci başlamış olur.

• Çeviri-Ön Okuma-Teslim

• Denetmene Yönlendirme

• Yerelleştirme işlemi

• Son kontrol: Proje Müdürü tarafından içerik, metin bütünlüğü ve şablonu kontrol edilen, eksik, hata veya başka bir kusur tespit edilmeyen dosya; Çeviri Koordinatörünün dikkatine sunulur.

• Onay, Teslim ve Faturalandırma: Çeviri Koordinatörü, tercümesi, kontrolü, redaksiyonu, lokalizasyonu ve son aşamaları tamamlanmış ve Proje Müdüründen onay almış olan çeviriyi istenilen tarih ve saatte müşteriye teslim eder. Fiyat teklifi üzerinden belirlenmiş olan miktar faturalandırılır ve müşteriye teslim edilir.

• Memnuniyet: Müşteriden kaliteye onay vermesi talep edilir. Herhangi bir sorun bildirimi olur ise gerekli düzenlemeler yapılır ve ilerde aynı durumun oluşmaması için gerekli önlemler alınır.

• Kasa Hizmeti: Müşteri tarafından kalitesi onaylanan çeviri; en son olarak arşive kaydedilir, yedeği alınır, yazılım ile eşzamanlı haldeki dijital kasaya konulur.

• Çeviri ekibine teşekkür ve ödeme: Çeviri projesinde görev alan tüm ekibe teşekkür sunulur, ödemeleri taahhüt edilen zamanda veya daha önce yapılır.

• Müşteri ödemesi: Vade tarihinde alınan müşteri ödemesi sisteme işlenir, alınamayan müşteri ödemeleri için ise hukuki yollara başvurulur.

3. ÇEVİRİ SÜRECİNDEKİ ETİK DEĞERLER VE KALİTE STANDARTLARI

Çeviri işletmesi bir ticari kuruluştur ve hedefi kâr marjını yükseltmektir, fakat hiçbir zaman çeviri ekibinin bu işin mihenk taşı olduğu unutulmamalıdır. Bu emeği öncelikle tüm yönleriyle anlamak her şeyden önce kaliteli bir çeviri projesinin oluşması için gerekli şartları müşteriye iyi izah edebilmek ve ikna edebilmek için gerekmektedir. İyi bir yönetim süreciyle herkesin yararına hareket edilmelidir.

Cironun tamamının değil, sadece kârın sahibi olunduğu unutulmamalıdır.

Çeviri bürosunun mutlaka sorumluluk sahibi olması, müşterisine karşı güler yüzlü, sakin ve programlı olması gerekmektedir. Her zaman daha hızlı, daha başarılı, daha hatasız çeviriler yapmak için uğraşmalıdır. İşine sevgi ve saygı duymalıdır. Bunun için geleneksel çeviri etiğini unutmadan, yani titiz, ince işlenmiş, yaratıcı ve uzman çeviriler yapmaya özen gösterip; yüzünü teknolojiye dönmelidir. Çeviri yazılımlarının ve çeviriye yardımcı olabilecek tüm güncel programların kullanımını sağlamalıdır. Kalite odaklı bir firmanın uzun vadede başarısız olması mümkün değildir. Bir sorun olduğunda paniğe kapılmamalı ve soruna çözüm üretmelidir.

Dürüstlük, tecrübe ve kaliteye özen; işin olmazsa olmazıdır.